Сведения об IT-деятельности

1. Перечень требований для установки и работы программного обеспечения

Для корректного функционирования ПО «АЙТАТ.Рободок» необходимо выполнение следующих требований к программно-аппаратному обеспечению:

2. Подготовка среды функционирования

Перед установкой экземпляра ПО необходимо убедиться, что в информационной базе 1С выполнены следующие настройки:

1. Перейти в раздел «НСИ и Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».
2. Установить флаг «Дополнительные отчеты и обработки».
3. Убедиться, что настроена системная учетная запись электронной почты: «НСИ и Администрирование» → «Органайзер» → «Настройка системной учетной записи».

3. Установка и конфигурация программного обеспечения

Установка ПО осуществляется штатными средствами платформы 1С:Предприятие без остановки работы пользователей.

3.1. Загрузка файла обработки в информационную базу

1. Запустите 1С:Предприятие в режиме «Предприятие» под пользователем с правами администратора.
2. Перейдите в раздел «НСИ и Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».
3. Откройте гиперссылку «Дополнительные отчеты и обработки».
4. Нажмите кнопку «Добавить из файла…».
5. В окне предупреждения безопасности нажмите «Продолжить».
6. В диалоговом окне выбора файла выберите файл поставки: АЙТАТ_Рободок.epf или .erf.

3.2. Размещение и настройка доступа

1. В форме создания дополнительной обработки укажите параметр «Размещение»: рекомендуется выбрать раздел «Продажи» или «Главное».
2. В табличной части «Быстрый доступ» выберите пользователей или роли, которым обработка будет доступна в меню.
3. Нажмите кнопку «Записать и закрыть».

3.3. Первоначальная настройка данных — договоры

Для корректной работы автоматического формирования необходимо заполнить дополнительные реквизиты в карточках договоров с контрагентами:

1. Откройте карточку договора с контрагентом.
2. На вкладке «Дополнительно» или в отдельной вкладке доработки заполните поля:

• автоВыставлять — признак регулярного формирования: Да/Нет.
• автоНоменклатура — услуга из справочника.
• автоСумма — сумма документа.
• автоСодержаниеУслуги — текстовое описание для печати.
• автоЭлектроннаяПочта — email для отправки.

3.4. Проверка работоспособности

1. Перейдите в раздел, где была размещена обработка.
2. Откройте «Дополнительные обработки» → «АЙТАТ.Рободок» → «Выполнить».
3. В открывшемся окне укажите организацию и дату.
4. Нажмите кнопку «1. Заполнить договоры».
5. Если список заполнился данными из договоров, установка выполнена корректно.

1. Общие данные

1.1. Область применения

Программное обеспечение «АЙТАТ.Рободок» предназначено для использования в среде системы 1С:Предприятие 8.

Решение применяется в организациях, которые регулярно выставляют первичные документы клиентам по договорам абонентского обслуживания, аренды, сервисного сопровождения и иным договорам с фиксированными условиями расчётов.

1.2. Краткое описание возможностей

Программа обеспечивает автоматизированное формирование комплектов документов на основании параметров, указанных в договоре с контрагентом.

• массовое формирование документов по выбранным договорам;
• автоматическое заполнение номенклатуры, суммы и содержания услуги из договора;
• работа в едином окне программы;
• контроль статусов сформированных документов;
• массовая печать документов;
• массовая отправка документов по электронной почте.

1.3. Уровень подготовки пользователя

Для работы с программой требуется:

• базовое знание интерфейса используемой конфигурации 1С;
• понимание порядка работы с договорами контрагентов;
• навыки формирования первичных документов: заказов и реализаций.

2. Назначение и условия применения системы

2.1. Виды деятельности, для автоматизации которых предназначена система

Система предназначена для автоматизации следующих процессов:

• ежемесячное или периодическое формирование документов по договорам с фиксированными условиями;
• подготовка документов по абонентскому обслуживанию;
• формирование документов по аренде имущества;
• формирование документов по сервисным и аутсорсинговым услугам;
• массовая отправка первичных документов клиентам.

2.2. Условия применения системы

Применение программы осуществляется в рамках штатного функционирования конфигурации 1С, в которую она внедрена.

2.2.1. Требования к аппаратному и программному обеспечению

• установленная и функционирующая программа 1С:Предприятие 8;
• наличие пользовательских прав на работу с договорами и документами реализации;
• доступ к электронной почте при использовании функции отправки документов;
• корректно настроенная почтовая служба в информационной базе;
• заполненные обязательные реквизиты в договорах: номенклатура, сумма, описание услуги, e-mail.

Аппаратные требования соответствуют требованиям используемой версии платформы 1С.

3. Подготовка к работе

3.1. Состав и содержание дистрибутивного носителя данных

Программа представляет собой обработку, встраиваемую в конфигурацию 1С.

Состав поставки включает:

• файл программы;
• описание функциональных возможностей.

3.2. Порядок загрузки данных и программ

Внедрение программы осуществляется специалистом по сопровождению 1С путём подключения программы в конфигурацию и настройки рабочего места.

После внедрения в договорах контрагентов необходимо заполнить дополнительные реквизиты:

• автоВыставлять;
• автоНоменклатура;
• автоСодержаниеУслуги;
• автоСумма;
• автоЭлектроннаяПочтаДляУведомлений.

3.3. Порядок проверки работоспособности

Проверка работоспособности выполняется через рабочее место программы.

1. Указать дату документа в поле «Дата документа».
2. Выбрать организацию.
3. Указать автора письма при использовании функции отправки e-mail.
4. Нажать кнопку «1. Заполнить договоры».
5. Проверить корректность заполнения табличной части.
6. Отметить строки для формирования.
7. Последовательно выполнить «2. Сформировать заказы» и «3. Сформировать акты».
8. При необходимости выполнить «4. Печать актов» и «5. Отправить письма».

4. Описание операций

4.1. Работа в программе под ролью «Менеджер»

Основная операция менеджера — корректное заполнение и актуализация параметров договора. При изменении стоимости услуг, номенклатуры или условий расчётов данные в договоре необходимо своевременно обновлять.

4.1.1. Требования к аппаратному и программному обеспечению

Пользователь должен иметь:

• доступ к информационной базе 1С:Предприятие 8;
• права на просмотр и редактирование договоров контрагентов;
• права на просмотр сформированных документов;
• доступ к рабочему месту программы «АЙТАТ.Рободок».

4.1.2. Общее описание интерфейса

Работа с программой осуществляется в едином рабочем окне «АЙТАТ.Рободок».

Верхняя панель параметров включает:

• дату документа;
• организацию;
• автора письма;
• шаблон письма при наличии настройки.

Панель управления списком включает:

• добавление строки;
• перемещение строк;
• поиск Ctrl+F;
• дополнительные команды в меню «Ещё».

В табличной части отображаются:

• организация, контрагент и договор;
• направление деятельности и менеджер;
• содержание услуги, сумма и электронная почта;
• счёт, акт, письмо и номенклатура.

4.1.3. Описание последовательности действий

1. Подготовка договоров

В карточке договора указываются параметры автоматического формирования:

• номенклатура услуги;
• фиксированная сумма;
• описание услуги;
• электронная почта клиента;
• признак регулярного формирования документов.

2. Заполнение списка договоров

• устанавливается дата документа;
• выбирается организация;
• нажимается кнопка «1. Заполнить договоры».

3. Контроль и корректировка

• проверяются суммы и содержание услуги;
• при необходимости снимаются или устанавливаются отметки;
• используется поиск для фильтрации списка.

4. Формирование документов

• «2. Сформировать заказы» — создаются документы «Заказ покупателя»;
• «3. Сформировать акты» — создаются документы «Реализация (акт)».

5. Печать и отправка

• «4. Печать актов» — массовая печать сформированных документов;
• «5. Отправить письма» — массовая отправка комплектов документов клиентам.

5. Аварийные ситуации

5.1. Ошибки, связанные с исходными данными

5.1.1. Не заполнены обязательные реквизиты договора

Отсутствие номенклатуры, суммы, описания услуги, признака регулярного формирования или адреса электронной почты приводит к невозможности корректного формирования документов.

5.1.2. Использование неактуальных параметров договора

Если стоимость услуг или условия расчётов изменены, но данные не обновлены в договоре, документы будут сформированы с некорректными суммами.

5.1.3. Отсутствие договоров после команды «Заполнить договоры»

Причиной может быть отсутствие признака регулярного формирования либо несоответствие выбранной организации или даты отбора.

5.2. Ошибки пользовательских действий

• не заполнены дата документа или организация;
• не выбраны строки для формирования;
• документы формируются в неверной последовательности;
• выбран некорректный период;
• повторно запущено формирование за один и тот же период.

5.3. Ошибки прав доступа

При отсутствии прав на создание документов или отправку электронной почты формирование либо отправка становятся невозможными.

5.4. Технические сбои

5.4.1. Прерывание массового формирования

Возможные причины:

• нестабильное соединение при работе через веб-клиент;
• перегрузка сервера;
• внутренние ошибки информационной базы.

5.4.2. Ошибки при массовой отправке по электронной почте

Причины:

• не настроена почтовая служба;
• некорректно указан автор письма;
• неверный e-mail в договоре;
• ограничения почтового сервера.

5.5. Несовместимость после обновления конфигурации

После обновления конфигурации 1С возможна некорректная работа программы при отсутствии адаптации к изменениям типового функционала.

5.6. Рекомендации при возникновении аварийных ситуаций

• проверить корректность заполнения параметров договора;
• убедиться в заполнении обязательных полей рабочего места;
• проверить отметки в табличной части;
• проверить права доступа пользователя;
• проверить настройки почтовой службы;
• при технических сбоях обратиться к специалисту по сопровождению 1С.