Справки 2-НДФЛ и 6-НДФЛ в 1С:Бухгалтерия — полное руководство 2025–2026

Подготовка отчётности по НДФЛ давно перестала быть простой технической задачей. Даже если зарплата в 1С начисляется автоматически, ошибки в датах выплат, сроках перечисления налога или регистрах НДФЛ всё равно регулярно приводят к требованиям ФНС, расхождениям в контрольных соотношениях и уточнённым расчётам.

Эксперты «АЙТАТ» ежедневно помогают бухгалтерам проверять 6-НДФЛ, восстанавливать корректность налоговых регистров и находить причины ошибок, которые невозможно увидеть при обычной проверке отчёта. В этой статье разберём, как правильно сформировать 2-НДФЛ и 6-НДФЛ в «1С:Бухгалтерия 8.3», какие ошибки чаще всего возникают в 2025–2026 годах и на что особенно важно обратить внимание перед отправкой отчётности в ФНС.

Формирование 2-НДФЛ за год

Несмотря на то что сведения о доходах сотрудников уже входят в состав годового расчёта 6-НДФЛ, справки 2-НДФЛ по-прежнему активно используются:

• для выдачи сотрудникам;
• для банков;
• для внутренней сверки зарплатного учёта;
• при проверке расчёта НДФЛ.

В 1С справка формируется автоматически, но итоговый результат напрямую зависит от корректности заполнения регистров и документов начисления.

Путь в меню и выбор года

В актуальных релизах «1С:Бухгалтерия 8.3» справки обычно находятся в разделе:

«Зарплата и кадры» → «2-НДФЛ для сотрудников»

В некоторых версиях путь может отличаться:
«Отчёты» → «Справки для сотрудников»

После выбора организации и года программа позволяет:

• сформировать справки сразу по всем сотрудникам;
• выбрать конкретного сотрудника;
• распечатать документ;
• сохранить файл для передачи.

Перед формированием обязательно убедитесь:

• начисления зарплаты проведены;
• закрыт декабрь;
• выполнено перепроведение документов;
• проведены ведомости на выплату;
• корректно отражены отпускные и больничные.

Одна из самых частых проблем — ввод документов задним числом без перепроведения регистров. В результате часть доходов не попадает в справку, а суммы расходятся с годовым 6-НДФЛ.

Автоматическое заполнение справок по сотрудникам

После нажатия кнопки «Заполнить» программа автоматически подтягивает:

• доходы сотрудника;
• вычеты;
• исчисленный НДФЛ;
• удержанный налог;
• коды доходов;
• персональные данные.

Источником информации служат:

• регистр «НДФЛ учтено»;
• документы начисления зарплаты;
• больничные;
• отпускные;
• премии;
• ведомости на выплату.

Автоматическое заполнение обычно работает корректно, но в 2025–2026 годах бухгалтеры всё чаще сталкиваются с проблемами после обновлений релизов или перехода на новые механизмы ЕНП.

Например:

• отпускные попадают не в тот период;
• НДФЛ удерживается другой датой;
• появляются расхождения между разделами 1 и 2;
• часть доходов сотрудника не попадает в справку.

Особенно внимательно стоит проверять сотрудников:

• с увольнениями;
• с больничными;
• с отпуском на стыке кварталов;
• с перерасчётами;
• с материальной помощью;
• с натуральными доходами.

Наши специалисты рекомендуют сверять итоговые суммы не только визуально, но и через регистр «НДФЛ учтено». Именно там чаще всего скрываются ошибки, которые не видно в самой справке.

Формирование 6-НДФЛ ежеквартально

Расчёт 6-НДФЛ формируется ежеквартально и требует особенно внимательной проверки сроков удержания и перечисления налога.

Большинство ошибок возникает не в начислении зарплаты, а именно:

• в датах выплат;
• в сроках перечисления;
• в переходящих выплатах между кварталами;
• в отпускных и больничных.

В 2025–2026 годах эта проблема стала особенно актуальной из-за особенностей ЕНП и новых правил отражения удержанного НДФЛ.

Раздел 1 (суммы начисленного и удержанного НДФЛ)

Раздел 1 содержит:

• начисленные доходы;
• исчисленный НДФЛ;
• удержанный налог;
• возвращённый НДФЛ.

Данные формируются нарастающим итогом с начала года на основании регистра налогового учёта.

При проверке обязательно убедитесь:

• удержанный НДФЛ не превышает исчисленный;
• нет отрицательных сумм;
• суммы совпадают с начислениями зарплаты;
• корректно отражены перерасчёты.

Особенно внимательно нужно проверять сторнирования и ручные корректировки. Даже одно неверное движение по регистру может привести к требованию от ФНС.

Раздел 2 (сроки перечисления) и контроль сроков

Раздел 2 считается самым проблемным разделом 6-НДФЛ.

Именно здесь отражаются:

• даты удержания налога;
• сроки перечисления;
• суммы удержанного НДФЛ.

Программа заполняет раздел по:

• ведомостям;
• банковским выплатам;
• РКО;
• документам выплаты отпускных и больничных.

Если дата выплаты указана неправильно, срок перечисления налога также смещается. Из-за этого:

• ФНС видит просрочку;
• появляются требования;
• начисляются пени;
• нарушаются контрольные соотношения.

Очень часто ошибки возникают:

• при выплате отпускных в конце месяца;
• при переносе срока из-за выходных;
• при выплатах в последний день квартала;
• после ручной корректировки ведомостей.

Перед отправкой расчёта обязательно сверяйте:

• даты ведомостей;
• банковскую выписку;
• даты удержания НДФЛ;
• сроки перечисления.

Таблица 1. Частые ошибки 6-НДФЛ и способы исправления

Таблица 2. Контрольные соотношения 6-НДФЛ

FAQ

1. Как сформировать 2-НДФЛ в 1С за 2025 год?

Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «2-НДФЛ для сотрудников», выберите организацию и год, затем нажмите «Заполнить».

2. Как заполнить 6-НДФЛ за 1 квартал 2026?

Создайте отчёт в разделе регламентированной отчётности и выполните автоматическое заполнение. После этого обязательно проверьте даты выплат и сроки перечисления налога.

3. Почему сроки перечисления НДФЛ в 6-НДФЛ не сходятся?

Чаще всего причина связана с неверной датой ведомости или несоответствием фактической выплаты банковской операции.

4. Можно ли сдать 6-НДФЛ без справок 2-НДФЛ?

Нет. Сведения о доходах сотрудников уже входят в состав годового расчёта 6-НДФЛ.

5. Как исправить ошибку в 6-НДФЛ после сдачи?

Исправьте первичные документы, перепроведите начисления и сформируйте корректирующий расчёт.

6. Как отражаются отпускные и больничные в 6-НДФЛ?

Они отражаются отдельными строками по датам выплаты и срокам перечисления НДФЛ.

7. Как проверить 2-НДФЛ перед отправкой в ФНС?

Сверьте справки с регистром «НДФЛ учтено» и годовым расчётом 6-НДФЛ.

Подготовка 2-НДФЛ и 6-НДФЛ требует не только корректного заполнения документов, но и понимания логики работы регистров НДФЛ в 1С. Большинство проблем появляется не из-за сложных операций, а из-за мелких расхождений в датах выплат, сторнирований или ручных корректировок.

Эксперты «АЙТАТ» помогают компаниям проверять зарплатный учёт, искать причины ошибок в 6-НДФЛ и готовить отчётность без риска требований и штрафов. Если хотите убедиться, что расчёты заполнены корректно — обратитесь в «АЙТАТ» за консультацией и проверкой вашей отчётности.