Автоматизация многоуровневого согласования счетов в Bitrix24 для производителя полуприцепов из ТОП-3 рынка России

О клиенте

В 2024 году к нам обратилось российское подразделение крупнейшего турецкого холдинга, расположенное в Набережных Челнах. Компания занимается производством полуприцепов и входит в топ-3 лидеров российского рынка в своём сегменте.

Koluman (ООО «Колуман Рус») — российское дочернее предприятие международной компании Koluman Holding A.Ş., ведёт свою деятельность в Набережных Челнах с 2016 года, имеет филиал в Москве и занимает устойчивую позицию на рынке инновационной техники для коммерческого транспорта.

Koluman сочетает в себе промышленное качество, проверенные комплектующие и глубокую историю отраслевого развития: бренд существует с середины XX века, а российское подразделение реализовало значимые проекты по локализации производства и развитию сервисной сети.

Это крупное производственное предприятие с высоким объёмом закупок, сложной структурой управления и строгими требованиями к финансовой дисциплине.

В компании уже использовался Bitrix24 как корпоративная платформа для внутренних процессов.

Проблема / Запрос

Ключевая сложность — процедура согласования счетов на оплату закупок.

Процесс был многоуровневым и зависел от типа закупки. В зависимости от ситуации требовалось от двух до четырёх подписей различных должностных лиц.

Проблемы, с которыми сталкивалась компания:

отсутствие прозрачности статуса счета;
сложность контроля этапов согласования;
затраты времени на поиск документа;
необходимость постоянных уточнений: «у кого сейчас счёт?»;
ручная логика маршрутов согласования;
зависимость процесса от человеческого фактора.

При объёме от 100 до 1000 счетов в месяц и общем количестве от 200 до 5000 подписей нагрузка на сотрудников была существенной.

Процесс требовал системной оптимизации — не только технической, но и логической.

Задачи проекта

Автоматизировать многоуровневое согласование счетов.
Сделать процесс прозрачным для инициатора и администраторов.
Сократить время запуска и согласования.
Снизить ежемесячные трудозатраты.
Сохранить гибкость маршрутов согласования.
Минимизировать сопротивление сотрудников за счёт удобного интерфейса.

Выбор решения

Рассматривались различные платформы автоматизации, включая 1С:Документооборот.

В итоге было принято решение реализовать процесс на базе подсистемы бизнес-процессов Bitrix24, поскольку:

интерфейс Bitrix24 уже знаком сотрудникам;
система более user-friendly по сравнению с 1С:Документооборот;
не требовались значительные затраты на переобучение;
гибкость настройки бизнес-процессов позволяла реализовать сложную логику маршрутов;
решение легко масштабируется.

Ключевой фактор — баланс между функциональностью и простотой для пользователей.

Решение и этапы

Этап 1. Предпроектное обследование

Проанализирован текущий процесс согласования.
Описана фактическая схема движения счета.
Выявлены узкие места.
Предложена оптимизированная логика: не просто автоматизация старого процесса, а его улучшение.

Специалисты АЙТАТ не ограничились автоматизацией существующего процесса. Команда провела анализ маршрутов согласования, оценила фактическую нагрузку на участников процесса и предложила новую схему работы, которая позволила сократить количество лишних действий и сделать согласование более прозрачным для всех участников.

В проекте участвовали:

руководитель проекта и аналитик;
программист;
специалисты технической поддержки.

Участники команды имели действующие сертификаты специалистов по Bitrix24.

Этап 2. Настройка Bitrix24

Разработано логическое и техническое решение.
Настроена многоуровневая схема согласования.
Реализована гибкая система маршрутов.

Вместо жёстко заданных 150 вариантов согласования реализован механизм, при котором инициатор:

выбирает согласующих лиц;
может заменить стандартных подписантов;
фактически формирует один из 150 сценариев без выбора из громоздкого списка.

Процесс запуска счета занимает менее одной минуты.

Процесс согласования для каждого подписанта — около одной минуты.

Этап 3. Обучение

Обучение проходило в два этапа:

Отдельное обучение команды согласующих.
Общее обучение инициаторов и согласующих.

Были подготовлены:

видеозаписи обучения;
инструкции;
материалы, размещённые на корпоративном портале Bitrix24.

Этап 4. Запуск

От этапа обследования до промышленной эксплуатации прошло 3 месяца.

Система была запущена в рабочем режиме с полной прозрачностью всех этапов.

Результат

После внедрения:

процесс согласования стал полностью прозрачным;
инициатор видит, на каком этапе находится счёт;
фиксируется, кто и когда дал резолюцию;
исчезли потери времени на поиск документа;
существенно сократилось количество уточняющих коммуникаций;
ежемесячные трудозатраты сотрудников снижены минимум на 20 часов в месяц.

Главное изменение — управляемость процесса.

Управленческий эффект

Для руководства компании внедрение дало:

прозрачность финансовых процедур;
контроль движения каждого счёта;
снижение операционных затрат;
снижение рисков задержек оплат;
повышение дисциплины согласования.

При больших объёмах счетов даже небольшое сокращение времени на каждом этапе даёт значительный суммарный эффект.

Экономический эффект и ROI проекта

Снижение трудозатрат

Факт:

Система позволила сократить не менее 20 часов в месяц за счёт:

отсутствия поиска счетов;
сокращения коммуникаций;
исключения ручного контроля статусов;
ускорения запуска и согласования.

Консервативный расчет

Если средняя стоимость часа управленческого/административного сотрудника — 1 500–2 000 руб. в час, включая налоги и нагрузку на ФОТ, то экономия составляет:

20 часов × 1 500 руб. = 30 000 руб./мес.
20 часов × 2 000 руб. = 40 000 руб./мес.

Годовой эффект:
360 000 – 480 000 руб. в год

И это — только за счёт прямого высвобождения рабочего времени.

Эффект от ускорения согласования

До внедрения:

ручной контроль;
задержки на согласовании;
риск «зависших» счетов.

После внедрения:

запуск счета — менее 1 минуты;
согласование — около 1 минуты на участника;
прозрачность статусов.

При объеме 100–1000 счетов в месяц и 2–4 согласующих на каждый, даже сокращение 5–7 минут на один счет даёт экономию десятков рабочих часов ежемесячно.

Косвенные финансовые эффекты

Автоматизация повлияла на:

снижение риска просрочки оплат;
снижение риска срыва поставок;
уменьшение конфликтов с контрагентами;
сокращение времени на спорные ситуации;
повышение финансовой дисциплины.

Для производственного предприятия это напрямую влияет на:

оборотный капитал;
стабильность поставок;
производственный цикл.

Срок окупаемости

При консервативной оценке экономии 360 000–480 000 руб. в год и проекте длительностью 3 месяца, внедрение окупается в пределах первого года эксплуатации, а далее начинает приносить чистый экономический эффект.

Если учитывать косвенные эффекты — ускорение оборота, снижение управленческих рисков — фактический ROI выше.

Вывод

Этот проект показал, что автоматизация согласования — это не только про перевод процесса в цифровой формат.

Это про:

пересмотр логики;
упрощение маршрутов;
повышение прозрачности;
снижение нагрузки на сотрудников;
улучшение управляемости финансовых потоков.

Для производственных компаний с многоуровневым согласованием и большим объёмом закупок такой подход становится инструментом повышения операционной эффективности.

Отдельную роль в успехе проекта сыграл предпроектный анализ, проведённый специалистами АЙТАТ. Вместо переноса существующих процессов «как есть» команда пересмотрела логику согласования и предложила более эффективную модель работы. Такой подход позволил компании получить не просто новый инструмент в Bitrix24, а управляемый и прозрачный процесс согласования счетов, который масштабируется вместе с ростом бизнеса.