Как АЙТАТ перевел управление компанией на 1С:Комплексная автоматизация и создал основу для дальнейшего роста бизнеса

Проект в цифрах

Было:

• устаревшая версия 1С, которая постепенно снималась с поддержки;
• часть аналитики готовилась вручную;
• данные находились в разных источниках;
• ограниченные возможности для развития CRM и управленческой отчётности;
• значительные трудозатраты на подготовку информации для руководителей.

Стало:

• единая система управления бизнесом;
• CRM и аналитика в одном контуре;
• более 200 часов рабочего времени высвобождается ежемесячно за счёт сокращения ручных операций;
• новые инструменты контроля для руководителей;
• рост прибыли компании на 14% в течение года после внедрения.

О заказчике

Когда компания занимается автоматизацией бизнеса, многие считают, что внутри неё самой всё работает идеально.

На практике всё иначе.

Любой бизнес развивается постепенно. Появляются новые сотрудники, новые клиенты, новые услуги, новые процессы. Вместе с этим растёт объём данных, количество задач и требования к качеству управления.

То, что ещё несколько лет назад казалось удобным и эффективным решением, со временем начинает ограничивать развитие.

С такой ситуацией столкнулась и компания АЙТАТ.

АЙТАТ — IT-компания, специализирующаяся на автоматизации бизнеса на базе 1С, сопровождении программных продуктов и IT-инфраструктуры клиентов.

В компании работает около 100 сотрудников: консультанты, аналитики, разработчики, специалисты поддержки, менеджеры по продажам, бухгалтерия и административный персонал.

Высокий уровень сервиса всегда был одним из главных принципов компании. Но для его сохранения необходимо было развивать и собственную систему управления.

Когда бизнес начинает перерастать свою систему учёта

Проблема появилась не в один день.

Компания продолжала расти. Увеличивалось количество клиентов, проектов и внутренних процессов. Но постепенно начали возникать ситуации, знакомые многим руководителям.

Чтобы получить нужные показатели, приходилось собирать данные из нескольких источников.

Для подготовки отдельных отчётов требовалась дополнительная обработка информации. Часть процессов зависела от ручных действий сотрудников. Для решения отдельных задач использовались локальные доработки и дополнительные механизмы.

На первый взгляд всё работало.

Но каждая такая операция отнимала время сотрудников и руководителей. Чем больше становится бизнес, тем дороже обходятся подобные потери.

В какой-то момент стало очевидно: существующая система уже не соответствует масштабу и задачам компании.

Дополнительным фактором стало то, что используемая версия 1С постепенно снималась с поддержки.

Цена старых процессов

Самая большая проблема заключалась не в программе.

Самая большая проблема заключалась во времени.

Каждый день сотрудники искали информацию, собирали данные, проверяли показатели и готовили аналитику.

Если даже 87 линейных сотрудника тратят всего по 10 минут в день на поиск данных, уточнение информации или ручные операции, компания теряет:

87 сотрудника × 10 минут × 22 рабочих дня = почти 320 часов ежемесячно.

Это два дополнительных сотрудника, работающие полный месяц.

Отдельная история — время руководителей.

Если каждый из 13 руководителей тратит хотя бы два часа в неделю на сбор, проверку и уточнение данных, компания дополнительно теряет около 100 часов управленческого времени в месяц.

Это время, которое можно направить на развитие бизнеса, клиентов и новые проекты.

Почему компании теряют управляемость при росте

С точки зрения автоматизации подобная ситуация называется фрагментацией учётного контура.

Она возникает тогда, когда часть данных хранится в учётной системе, часть — во внешних сервисах, а часть — в локальных таблицах сотрудников.

В результате появляются типичные проблемы:

• разные подразделения работают с разными цифрами;
• увеличиваются сроки подготовки отчётности;
• растёт зависимость от конкретных сотрудников;
• руководители получают информацию с задержкой;
• снижается скорость принятия решений.

Для растущего бизнеса это одна из главных причин потери управляемости.

Именно поэтому целью проекта стало создание единого информационного пространства для всех подразделений компании.

Какие задачи нужно было решить

Перед проектной командой стояли задачи значительно шире обычного обновления программы.

Необходимо было:

• перейти на современную платформу;
• повысить достоверность данных;
• сократить количество ручных операций;
• развить CRM-инструменты для работы с клиентами;
• предоставить руководителям новые возможности аналитики;
• создать фундамент для дальнейшей автоматизации процессов;
• подготовить систему к дальнейшему росту бизнеса.

Почему была выбрана 1С:Комплексная автоматизация

После анализа различных вариантов было принято решение о переходе на 1С:Комплексная автоматизация с CRM-модулем и системой 1С:Аналитика.

Компания искала не просто новую программу. Необходим был единый инструмент управления бизнесом, который позволит работать с клиентами, финансами, продажами и аналитикой в одной системе.

Для компаний среднего бизнеса одна из самых распространённых проблем — отсутствие единого источника достоверных данных.

1С:Комплексная автоматизация позволяет объединить:

• CRM;
• продажи;
• управленческий учёт;
• финансовый контур;
• аналитику;
• взаимодействие подразделений.

В результате руководители получают доступ к актуальной информации без дополнительных выгрузок и ручной обработки данных.

Как проходил проект

Работа началась с предпроектного обследования.

Команда проекта провела анализ существующих процессов, собрала пользовательские истории сотрудников и определила требования к будущей системе.

В проект были вовлечены:

• бухгалтерия;
• отдел продаж;
• отдел маркетинга;
• специалисты сопровождения;
• руководители подразделений;
• административный персонал.

После обследования были подготовлены технические задания на необходимые доработки.

Следующим этапом стала настройка системы.

Специалисты выполнили:

• внедрение 1С:Комплексная автоматизация;
• настройку CRM-модуля;
• разработку необходимых доработок;
• создание новых аналитических инструментов;
• тестирование изменений.

После этого сотрудники прошли обучение, а запуск системы был выполнен поэтапно, без остановки рабочих процессов.

Почему проект важно начать с обследования

Одна из самых распространённых ошибок при внедрении 1С — начинать проект с настройки программы.

На практике успешные проекты начинаются значительно раньше.

Сначала необходимо понять:

• какие процессы существуют в компании;
• какие данные используются для принятия решений;
• какие операции создают основные трудозатраты;
• какие показатели действительно важны руководству.

Поэтому первым этапом проекта стало обследование и сбор пользовательских сценариев.

Такой подход позволяет автоматизировать реальные процессы бизнеса, а не переносить старые проблемы в новую систему.

Что сделала команда проектного офиса АЙТАТ

В рамках проекта специалисты:

• провели предпроектное обследование;
• собрали пользовательские требования;
• подготовили технические задания;
• реализовали необходимые доработки;
• внедрили CRM-модуль;
• разработали новые управленческие отчёты;
• обучили пользователей;
• обеспечили сопровождение после запуска.

Особенность проекта заключалась в том, что компания выступала одновременно и заказчиком, и исполнителем.

Это позволило посмотреть на автоматизацию не только глазами интегратора, но и глазами бизнеса, которому важно получить измеримый результат и реальную пользу от внедрения.

Нужно ли бояться перехода на новую систему?

Один из самых частых вопросов, который задают руководители перед автоматизацией:

«А не остановится ли работа компании во время перехода?»

Этот страх вполне понятен.

Многие представляют внедрение как длительный и болезненный процесс: сотрудники недовольны, данные теряются, работа останавливается, а новая система вызывает больше вопросов, чем пользы.

На практике успешные проекты выглядят иначе.

Если проектом занимается команда, которая одинаково хорошо понимает и бизнес-процессы компании, и технические возможности системы, внедрение превращается не в стресс, а в последовательное наведение порядка.

Сначала специалисты изучают текущие процессы и определяют, что действительно важно для бизнеса.

Затем переносятся необходимые данные и настраиваются рабочие процессы.

После этого сотрудники проходят обучение, получают инструкции и постепенно начинают работать в новой системе.

При грамотной организации переход происходит без остановки бизнеса и без необходимости «начинать всё с нуля».

Надёжный исполнитель берёт на себя технические вопросы, помогает сохранить накопленные данные и сопровождает пользователей на этапе адаптации.

В результате сотрудники не теряют привычные процессы, а получают более удобный инструмент для работы.

Автоматизация — это не революция внутри компании.

Это последовательный переход на новый уровень управления и эффективности.

Что изменилось после внедрения

Главный эффект проекта оказался не в новой программе. Изменился подход к управлению компанией.

• Руководители получили доступ к актуальным данным значительно быстрее.
• Сотрудники стали тратить меньше времени на подготовку информации.
• Появились новые аналитические инструменты для контроля бизнеса.
• Если раньше для получения отдельных показателей требовалось участие нескольких сотрудников, то теперь большая часть информации доступна непосредственно в системе.

Проще говоря, сотрудники стали меньше заниматься обслуживанием системы и больше заниматься своей основной работой.

Результаты проекта

По итогам проекта компания получила:

• современную платформу управления бизнесом;
• внедрённый CRM-модуль;
• новые инструменты аналитики;
• единое информационное пространство для подразделений;
• более высокую достоверность данных;
• сокращение объёма ручных операций.

По внутренней оценке компании:

• высвобождается более 425 часов рабочего времени ежемесячно;
• подготовка части управленческой аналитики сократилась с нескольких часов до нескольких минут;
• руководители получили возможность быстрее принимать решения на основе актуальных данных;
• снизилась зависимость от локальных файлов и ручной обработки информации.

Дополнительным эффектом стало повышение эффективности управления компанией.

В течение года после внедрения прибыль компании увеличилась на 14%. Руководство связывает этот результат в том числе с повышением прозрачности процессов, развитием аналитики и сокращением трудозатрат на рутинные операции.

Что изменилось в управленческом контуре

Одним из наиболее значимых результатов проекта стало развитие управленческой аналитики.

Для многих компаний проблема заключается не в отсутствии данных, а в невозможности быстро превратить их в управленческую информацию.

После внедрения руководители получили новые инструменты контроля:

• анализ продаж по направлениям;
• мониторинг клиентской базы;
• контроль показателей подразделений;
• оперативную отчётность для принятия решений.

Фактически был сформирован единый управленческий контур, позволяющий работать с актуальными данными без длительной подготовки отчётов.

Что этот проект дал руководителю

Для собственника бизнеса проект дал:

• более прозрачную картину работы компании;
• повышение качества управленческой информации;
• дополнительные инструменты контроля;
• снижение зависимости от ручных операций;
• возможность масштабировать бизнес без пропорционального роста административной нагрузки.

Именно это является главным эффектом большинства успешных проектов автоматизации.

Почему этот кейс особенно показателен

АЙТАТ внедряет подобные решения не только клиентам, но и использует их внутри собственного бизнеса.

Поэтому команда смотрит на проекты одновременно с двух сторон: как исполнитель и как заказчик.

Такой опыт помогает лучше понимать реальные сложности перехода на новую систему, ожидания руководителей, вопросы адаптации сотрудников и требования бизнеса к автоматизации.

Что дальше

Проект продолжает развиваться.

Сейчас ведётся работа над новым автоматизированным рабочим местом для автоматического выставления счетов на продление договоров ИТС.

Также продолжается развитие аналитики и управленческой отчётности.

Потому что автоматизация — это не разовое внедрение, а постоянное развитие системы управления бизнесом.

Кому будет полезен этот кейс

Этот опыт особенно полезен компаниям, которые:

• работают на устаревших версиях 1С;
• используют несколько разрозненных систем;
• испытывают сложности с аналитикой;
• хотят развивать CRM-процессы;
• планируют дальнейший рост бизнеса;
• стремятся сократить количество ручных операций.

Если руководителю приходится ждать отчёты, а сотрудники тратят всё больше времени на обработку данных, скорее всего компания уже подошла к этапу, когда автоматизация становится необходимостью.

Вывод

Автоматизация — это не про новую программу.

Это про возможность управлять бизнесом на основе актуальных данных, а не предположений.

Проект внедрения 1С:Комплексная автоматизация в АЙТАТ позволил создать единую систему управления, повысить прозрачность процессов и подготовить компанию к дальнейшему росту.

Опыт показывает: чем раньше бизнес начинает устранять ручные операции и выстраивать единое информационное пространство, тем легче ему масштабироваться в будущем.

Хотите понять, нужна ли автоматизация именно вашей компании?

Ответьте на 3 коротких вопроса.

На основе ваших ответов аналитик АЙТАТ подготовит рекомендации и поможет определить:

• какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь;
• где компания теряет время и ресурсы;
• какие решения дадут наибольший эффект для бизнеса.

Это займёт всего несколько минут и поможет понять, с чего начать путь к более эффективной и управляемой работе компании.

Пройти экспресс-диагностику →