Как бизнесу пережить изменения в маркировке и навести порядок в учёте: разбор реального кейса

Если ваш бизнес существует на программном обеспечении 1С и к вам в гости постучалась маркировка, то система должна обеспечить корректный учёт: от приёмки и продажи до списания, возвратов и формирования отчётности. И вот здесь многие сталкиваются с барьером: старые версии 1С просто не умеют работать с маркировкой так, как этого требует закон.

Так случилось и у нашего клиента, который занимается продажей медицинских товаров. После 01.09.2024 маркировка стала обязательной, и 1С: Розница в конфигурации 2.3 перестала соответствовать требованиям законодательства. Программа не поддерживала корректный обмен с «Честным ЗНАКом», не отслеживала статусы кодов, не обеспечивала контроль движения маркированного товара.

---

Справка о клиенте

Компания: ИП Шайхинурова С.А.

Отрасль: оптовая и розничная торговля медицинскими изделиями

Регион: Республика Татарстан

Используемая система: 1С: Розница 2.3 (до перехода)

Масштаб: средний бизнес, несколько торговых точек

Особенности деятельности: работа с широким ассортиментом медицинских изделий, которые требуют строгий учёт передвижения и остатков в соответствии с законодательными требованиями.

---

Проблема проекта.

Изменения в законодательстве стали ключевым моментом

До изменения законодательства, надёжная, но уже устаревшая версия 1С:Розница 2.3 выполняла свою задачу: принимала товар, учитывала остатки, формировала отчёты. Но после введения обязательной маркировки, система перестала соответствовать новым требованиям.

Проблемы:

• Остатки в отчётах не совпадали с реальностью;

• Документы приходилось перепроверять вручную;

• Ошибки в данных отражались на налоговой отчётности.

• Высокая нагрузка на сотрудников — до 70 человеко-часов в месяц только на исправление данных, что эквивалентно 50 тыс. рублей в трудозатратах;

• Штрафные риски при нарушении 54-ФЗ — до 300 тыс. рублей за каждое нарушение.

Ошибка в учёте — это штрафы, блокировка продаж, неверные остатки. Потери могли исчисляться сотнями тысяч рублей в год. Всё это ложилось на плечи собственника, от которого возник запрос: внедрить корректное программное обеспечение и навести порядок в учёте так, чтобы бизнес продолжал работать корректно.

Маркировка в современных реалиях — это обязанность бизнеса. Причём обязательная маркировка давно вышла за рамки одной отрасли. Сегодня под «Честным ЗНАКом» работают:

---

    

---

 Cписок постоянно расширяется, это значит, что бизнес должен понимать: если существующее программное обеспечение не готово к нововведениям, то нужно быть готовым перестраивать свой бизнес.

Задачи проекта.

Обновить систему без остановки бизнеса

Перейти от устаревшей 1С:Розница в конфигурации 2.3 в адаптированную под маркировку «Честный ЗНАК» 1С:Розница в конфигурации 3.0.

Переход на новую 1С в глазах предпринимателя это стресс, сбои, простаивающие кассы и сотрудники, которые не понимают, как работать в новой системе.

Но знающие специалисты скажут, что переход от одной системы в другую можно сделать безболезненно.

«АЙТАТ» — аккредитованная IT-компания, которая работает с 1С на уровне глубоких доработок, переноса данных и развития уже внедрённых систем. В числе направлений — цифровизация и автоматизация бизнеса на базе 1С, продажа и сопровождение продуктов 1С, сметные сервисы и ПО, IT-аутсорсинг и образовательный проект «АЙТАТ.Карьера» для сметчиков.

Перед «АЙТАТ» стояла комплексная задача:

• Обновить систему до 1С:Розница 3.0;

• Настроить корректный контур маркировки под требования законодательства;

• Перенести данные так, чтобы не уехать с ошибками в новую систему;

• Навести порядок в документах и остатках;

• Обучить сотрудников новым процессам;

• Сохранить весь рабочий ритм компании в штатном режиме.

Бизнес при внедрении новой конфигурации работал как обычно: товары приходили, продавались, списывались, отгружались — ничего не стояло на паузе.

---

Решение.

Почему важно сделать переход вовремя

Многие компании стараются отложить переход, боясь, что «сломают привычный процесс». Но откладывание приводит к большему риску: накопленные ошибки, штрафы, потери и разрыв между реальной и учётной картиной.

Проект включал в себя четыре этапа:

         1.     Аудит текущих процессов

Проанализированы схемы поступления, хранения и реализации товаров. Определены проблемные места: ручное оформление документов, отсутствие единых правил движения товаров, расхождения в остатках;

          2.     Презентация выводов после анализа и выстраивание структуры работы с заказчиком

Отображение опорных точек, над которыми необходимо проделать работу;

          3.     Настройка и интеграция

Установка 1С: Розница в версии 3.0, настройка работы с маркировкой, подключение онлайн-касс, тестирование обмена данными;

          4.     Обучение персонала

Обучение сотрудников работе с маркировкой и автоматизированными функциями;

          5.     Сопровождение и улучшения

Отслеживание показателей, доработка аналитических отчётов и автоматизация рутинных операций.

Решение для клиента показывает: перестроиться можно спокойно и с пользой для себя. Главное — не подходить к маркировке как к очередному навязанному требованию, а рассматривать её как инструмент упорядочивания и контроля.

---

Результаты проекта.

Что изменилось

Через несколько недель работы стало ясно: решение себя оправдало.

---

Результаты:

• Ошибки в учёте снизились на 90%;

• Инвентаризация проходит в 3 раза быстрее;

• На ручные корректировки уходит на 30 часов меньше в месяц;

• Годовая экономия на трудозатратах и пересортице — около 1,2 млн рублей;

• Управленческие решения теперь принимаются по точным данным, а не «на глаз».

---

Комментарий клиента

«Мы понимали, что маркировка — это не вопрос «хотим мы этого или нет», а вопрос времени. Старую систему приходилось поддерживать вручную: отчёты не сходились, закрытие месяца затягивалось, ошибки преследовали друг друга.

Решили перейти на новую версию, но важно было сделать это без остановки продаж. Специалисты помогли выстроить процесс поэтапно, с минимальными рисками. Сейчас система работает стабильно, отчёты формируются быстро и без правок.

Главное — стало спокойно: мы видим все процессы бизнеса поэтапно. Для нас это не просто обновление 1С, а шаг к управляемости бизнеса», — делится команда клиента.

Итог

Когда закон меняется, бизнес должен адаптироваться быстрее, чем появляются новые риски. Переход на современную систему учёта и маркировку можно пройти без остановки процессов.

Компании, которые вовремя наводят порядок в учёте, выигрывают не только в соответствии с законом, но и в эффективности.
Маркировка перестаёт быть проблемой и становится привычной частью управляемого бизнеса — без хаоса, с понятными цифрами и реальной экономией.