Кейс: как мы перевели «Додо Пицца» на кадровый ЭДО

От 5 дней до 10 минут: как «Додо Пицца» перевела кадровый документооборот в цифру

Кейс автоматизации кадрового учета и внедрения электронного документооборота на базе решений 1С.

О клиенте

Компания: ИП Миракян Артур Агасиевич (сеть пиццерий «Додо Пицца»)
Отрасль: общественное питание
Численность: 50–100 сотрудников

Компания работает с распределённым персоналом, где важно быстрое оформление кадровых документов и отсутствие зависимости от бумажного обмена.

Проблема

До внедрения кадровый документооборот был полностью бумажным и зависел от курьерских служб.

Типовой процесс выглядел так:

• подготовка документа;
• отправка курьером;
• ожидание доставки;
• подписание;
• возврат;
• повторная проверка и ввод в учет.

Срок получения подписанных документов занимал 3–5 дней.

К чему это приводило

• постоянные расходы на курьерские услуги;
• ручной контроль статусов документов;
• риски нарушения сроков по ТК РФ;
• высокая нагрузка на кадровую службу и бухгалтера по зарплате.

Фактически бумажный документооборот начал тормозить процессы компании.

Задачи проекта

• перевести кадровый документооборот в электронный формат;
• сократить сроки подписания документов;
• уменьшить расходы на пересылку;
• обеспечить прозрачный контроль статусов;
• снизить риски нарушений трудового законодательства.

Выбранное решение

Для реализации был выбран сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Почему именно он

• размещён на серверах 1С — данные защищены;
• не требует сложного внедрения;
• быстро интегрируется с 1С:ЗУП;
• автоматический обмен данными каждые 10 минут;
• доступ через браузер и мобильное приложение;
• понятный интерфейс для сотрудников;
• шаблоны документов снижают количество ошибок;
• регулярные обновления со стороны 1С.

Ключевой фактор — минимальные усилия внедрения при максимальном эффекте.

Решение и этапы внедрения

Этап 1. Анализ

• проведен аудит текущего документооборота;
• сформирована дорожная карта проекта;
• организован регулярный контроль выполнения.

Со стороны клиента руководителем проекта выступил главный бухгалтер.

Этап 2. Настройка

• настроена интеграция 1С:ЗУП и 1С:Кабинет сотрудника;
• запущен автоматический обмен данными.

Этап 3. Обучение

Обучение проводилось для сотрудников кадровой службы.

В процессе обучения был показан реальный сценарий:

• сотрудник подает заявление на отпуск;
• документ сразу появляется в 1С;
• кадровик формирует приказ и отправляет на подпись;

Весь процесс занял менее 10 минут.

Этап 4. Запуск

Система сначала была внедрена в одном подразделении, после чего масштабирована на всю компанию.

Менее чем за месяц решение было внедрено во всех подразделениях.

Результаты внедрения

• срок оформления документов сокращен с 3–5 дней до 10–15 минут;
• исключена зависимость от курьерских служб;
• снижены расходы на пересылку;
• упрощен контроль статусов документов;
• доступ к документам — в реальном времени;
• уменьшено количество ошибок за счет шаблонов.

Дополнительно клиент отметил:

• снижение операционных расходов;
• сокращение ручных действий на 70–80%;
• экономию времени кадровой службы.  

Управленческий эффект

Для собственника бизнес получил:

• прозрачность кадровых процессов;
• контроль статусов в реальном времени;
• снижение юридических рисков;
• предсказуемость сроков;
• отказ от зависимости от курьерских служб.

При численности от 30 сотрудников бумажный документооборот начинает создавать системные издержки.

Вывод

Цифровизация кадрового документооборота — это не про удобство, а про контроль, скорость и снижение рисков в бизнесе.

Хотите так же?

Если у вас до сих пор бумажный кадровый документооборот или процессы завязаны на ручные действия — это точка роста.

Оставьте заявку — разберем вашу ситуацию и покажем, как перевести кадровый учет в цифру без сбоев в работе.