Было:

• кадровый учёт и расчёт заработной платы велись в 1С:Бухгалтерии;
• значительная часть расчётов выполнялась вручную;
• ограниченные возможности для кадрового учёта;
• система постепенно приближалась к пределу своих возможностей;
• растущая нагрузка на бухгалтерию.

Стало:

• специализированная система 1С:Зарплата и управление персоналом;
• автоматизированный расчёт заработной платы;
• полноценный кадровый контур учёта;
• платформа, готовая к дальнейшему росту компании;
• сопровождение и поддержка пользователей после запуска.

О заказчике

ООО «СК ГАЗ» работает в сфере строительных материалов и относится к компаниям малого бизнеса.

Как и многие развивающиеся организации, компания долгое время успешно использовала возможности 1С:Бухгалтерии для ведения кадрового учёта и расчёта заработной платы.

Но по мере роста бизнеса начали проявляться ограничения, которые характерны для большинства компаний на этом этапе развития.

Когда привычная система начинает тормозить развитие

Парадокс многих успешных компаний заключается в том, что проблемы появляются именно тогда, когда бизнес развивается.

Пока сотрудников немного, стандартных инструментов вполне хватает.

Но со временем начинают возникать новые требования:

• увеличивается количество кадровых операций;
• растёт объём данных;
• возрастает нагрузка на бухгалтерию.

В компании «СК ГАЗ» подобная ситуация возникла при работе с кадровым учётом и расчётом заработной платы.

Функционал 1С:Бухгалтерии продолжал выполнять базовые задачи, однако уже не обеспечивал необходимой гибкости и удобства для дальнейшего развития компании.

Цена старых процессов

На первый взгляд система работала.

Но за этой стабильностью скрывалась серьёзная нагрузка на сотрудников.

Значительная часть расчётов выполнялась вручную.

Каждая дополнительная ручная операция означает:

• дополнительное время сотрудников;
• риск ошибок;
• необходимость дополнительных проверок;
• зависимость результата от человеческого фактора.

Пока компания небольшая, подобные процессы кажутся допустимыми.

Но по мере роста бизнеса они начинают занимать всё больше ресурсов.

Экспертный взгляд: почему компании перерастают 1С:Бухгалтерию

Многие организации используют возможности расчёта заработной платы внутри 1С:Бухгалтерии.

Для небольших компаний это вполне оправданно.

Однако важно понимать, что зарплатный блок бухгалтерской программы рассчитан прежде всего на базовые кадровые и расчётные операции.

Когда появляются:

• сложные начисления;
• расширенный кадровый учёт;
• большое количество сотрудников;
• потребность в детальной аналитике;

компания постепенно выходит за рамки комфортного использования данного функционала.

Именно в этот момент специализированная система становится не роскошью, а необходимостью.

Какие задачи нужно было решить

Перед проектной командой стояли следующие задачи:

• вывести кадровый учёт и расчёт заработной платы в специализированную систему;
• сократить объём ручных операций;
• подготовить платформу для дальнейшего роста компании;
• обеспечить корректность расчётов;
• сохранить привычные бизнес-процессы сотрудников;
• организовать комфортный переход без стресса для пользователей.

Почему была выбрана 1С:Зарплата и управление персоналом

После анализа процессов было принято решение о внедрении 1С:Зарплата и управление персоналом.

Основная причина выбора была очевидной.

Система изначально создавалась именно для кадрового учёта и расчёта заработной платы.

Она содержит встроенную методологию работы с персоналом и учитывает требования трудового законодательства.

Экспертный взгляд

Одно из главных преимуществ 1С:ЗУП заключается в масштабируемости.

Если базовый функционал бухгалтерской программы комфортно работает при ограниченном количестве сотрудников, то специализированная система рассчитана на работу с гораздо большими объёмами данных.

Фактически компания снимает ограничения для дальнейшего роста.

Как отметили специалисты проекта, после перехода на 1С:ЗУП система готова к значительному увеличению численности персонала без потери производительности и стабильности работы.

Как проходил проект

Работа началась с аудита существующих процессов и анализа требований клиента.

После этого специалисты выполнили:

• настройку новой системы;
• перенос необходимых данных;
• подготовку рабочих процессов;
• запуск системы в эксплуатацию.

Со стороны заказчика в проекте участвовал главный бухгалтер, что позволило оперативно принимать решения и быстро согласовывать необходимые действия.

Что сделала команда АЙТАТ

В рамках проекта специалисты:

• провели аудит текущих процессов;
• проанализировали ограничения существующей схемы работы;
• настроили 1С:ЗУП;
• подготовили систему к эксплуатации;
• сопровождали запуск;
• консультировали пользователей;
• организовали послепроектную поддержку.

Особое внимание было уделено тому, чтобы переход прошёл максимально комфортно для сотрудников.

Нужно ли бояться перехода на новую систему?

Один из самых распространённых страхов руководителей — необходимость заново обучать сотрудников.

На практике это далеко не всегда так.

В проекте для «СК ГАЗ» была выбрана гибкая модель адаптации пользователей.

Компания приобрела официальные видеокурсы фирмы 1С, благодаря которым сотрудники могли изучать программу в удобном для себя темпе.

При этом специалисты АЙТАТ не ограничились формальным обучением.

Они консультировали сотрудников по реальным рабочим ситуациям, разбирали сложные вопросы и помогали выстроить корректную работу системы с первых дней эксплуатации.

Что изменилось после внедрения

Интересно, что для большинства сотрудников изменения оказались практически незаметными.

Переход был реализован как скрытая модернизация.

Внешние процессы взаимодействия внутри компании не изменились.

Однако за привычными процессами появилась новая технологическая основа.

Компания получила специализированную систему, которая значительно лучше подходит для кадрового учёта и расчёта заработной платы.

Результаты проекта

По итогам внедрения компания получила:

• полноценную систему 1С:Зарплата и управление персоналом;
• автоматизацию расчёта заработной платы;
• снижение объёма ручных операций;
• платформу, готовую к дальнейшему росту бизнеса;
• стабильную работу кадрового учёта;
• поддержку пользователей после запуска.

Главным результатом стало то, что компания вовремя ушла от ограничений старой схемы работы и подготовила систему учёта к будущему развитию.

Что изменилось в управленческом контуре

Экспертный взгляд

Для руководителя кадровая система — это не только зарплата.

Это ещё и возможность масштабировать бизнес без пропорционального роста административной нагрузки.

После внедрения компания получила систему, которая позволяет:

• увеличивать численность персонала;
• сохранять корректность расчётов;
• снижать зависимость от ручных операций;
• минимизировать риски ошибок.

Именно такие проекты создают фундамент для дальнейшего роста бизнеса.

Что этот проект дал руководителю

Для руководства компании внедрение позволило:

• снять ограничения существующей системы;
• подготовить кадровый контур к дальнейшему росту;
• снизить риски ошибок в расчётах;
• сократить зависимость от ручной обработки данных;
• обеспечить стабильную работу зарплатного учёта на перспективу.

Почему этот кейс особенно показателен

Многие компании начинают задумываться о специализированных решениях только тогда, когда существующая система уже перестаёт справляться с нагрузкой.

ООО «СК ГАЗ» выбрало более правильный путь.

Компания провела модернизацию заранее, пока ограничения ещё не начали серьёзно влиять на работу сотрудников.

Благодаря этому переход прошёл спокойно, без аврального режима и без необходимости экстренно решать накопившиеся проблемы.

Кому будет полезен этот кейс

Этот опыт будет полезен компаниям, которые:

• ведут кадровый учёт в 1С:Бухгалтерии;
• планируют увеличение штата;
• сталкиваются с большим количеством ручных операций;
• используют сложные схемы расчёта заработной платы;
• хотят подготовить систему учёта к дальнейшему росту бизнеса.

Вывод

Рост компании всегда сопровождается ростом нагрузки на внутренние процессы.

В какой-то момент универсальных инструментов становится недостаточно.

Проект для ООО «СК ГАЗ» показал, что переход на специализированную систему кадрового учёта можно выполнить спокойно, без нарушения привычной работы сотрудников и без стресса для бизнеса.

Главное — вовремя увидеть ограничения существующего решения и подготовить систему к будущему развитию.